Серия

«Правозащитный мониторинг и документация»

Том 2

ЧТО ТАКОЕ

ДОКУМЕНТАЦИЯ

Manuel Guzman и Bert Verstappen

HURIDOCS

2001

Данное издание является выпуском из серии Правозащитный мониторинг и документация, подготовленной HURIDOCS (HUman RIghts DOCumentation System, Система правозащитной документации). Эта серия состоит из практических пособий направленных на повышение компетентности правозащитных организаций в области мониторинговой и документационной деятельностей. В данной серии различаются два типа пособий: в пособиях «что такое …» дается обзор определенной темы, пособия «как …» предназначены для демонстрации специфических методов и выработки навыков той или иной деятельности.

Целью данного издания, Что такое документация, является помочь людям, работающим в области прав человека, более четко представлять себе предмет работы с документами. Оно, в отличие от прочих книг и пособий, не направлено на конкретное обсуждение различных методик и инструментальных средств, которые используются при работе с документами. Здесь читателю представлено множество понятий и специальной терминологии. Данное пособие является очень подходящим вводным материалом перед изучением разнообразных книг и справочников по предмету документации.

Тома в данной серии составлены специально для небольших неправительственных правозащитных организаций, принимая в расчет то, что такие организации обычно ограничены в ресурсах и имеют в своем распоряжении небольшой штат сотрудников, которым приходится выполнять многочисленные задачи. Удобный для пользования формат и объем пособий делает их отличным справочным материалом. Кроме того, стиль их написания должен облегчить их изучение, и они могут эффективно выполнять роль материалов для тренировки, в том числе самостоятельной.

БЛАГОДАРНОСТИ

Большое спасибо Judith Dueck, Aida Maria Noval и Agnethe Olesen, внесшим множество полезных замечаний и предложений, которые очень помогли при уточнении пособия.

Руководство и помощь осуществляли члены комитета HURIDOCS:

Kofi Kumado, председатель (Гана)

Agnethe Olesen, казначей (Дания)

James Lawson (Франция)

Aurora Javate De Dios (Филлипины)

Judith Dueck (Канада)

Jonathan Kuttab (Палестина)

Aída María Noval (Мексика)

Пособие опубликовано при поддержке:

1. ЧТО ТАКОЕ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Введение

Когда-то в начале 1990-х, один из авторов данного руководства принял участие в обучающем семинаре, проводимом в одной южной стране, на котором присутствовали представители местных правозащитных организаций. Заявлено это было как семинар по правозащитной документации. К удивлению участников, которые ожидали услышать информацию об исследованиях случаев нарушения прав человека, руководитель семинара, прибывший из специализированного международного центра документирования, приступил к обсуждению основанных на библиотечной системе методов организации документов.

Данный опыт послужил приятным открытием и для тренера, и для участников семинара. Хотя первоначальные ожидания не оправдались, семинар все равно оказался полезным, поскольку он удовлетворял некоторым другим потребностям. Одним из важных моментов, который он продемонстрировал, состоял в том, что люди в различных частях мира по-разному используют термин documentation, документация[1].

Данное руководство берет за отправную точку различия в понимании этого термина, представляя два его разных значения. Цель руководства состоит не в том, чтобы представить их как противоположные значения. Приводимые различия временами могут казаться чересчур преувеличенными, но это сделано ради изучения, постольку поскольку для каждого из этих понятий существуют специфические методы, которые должны быть исследованы. В то же время, будет показано, что существуют общие принципы, которые определяют работу как центров документирования (где документация создается) так и центров документации (где она хранится и используется). Следует также подчеркнуть, что два типа деятельности, представленные здесь, дополняют друг друга для эффективного выполнения информационной работы в области прав человека. Многие правозащитные организации фактически сочетают оба типа деятельности, рассматриваемых в данном руководстве.

Использование термина documentation (документация, документирование)

Термин documentation широко применяется и имеет различные значения, зависящие от контекста, в котором этот термин используют специалисты различных профессий.

В некоторых частях мира, значение слова «documentation» используется, непосредственно, для обозначения собрания документов (тогда на русский оно переводится – «документация».) Это значение указывает на фактическое собрание документов, находящееся в чьем-либо владении. Термин используется в этом смысле, например, когда говорят о центре как имеющем обширную документацию, касающуюся определенного предмета.

Использование термина центр документации, при ссылке на центр, собирающий изданные и неопубликованные документы, так как это делает библиотека, получило широкое распространение в 1970-ых, в результате двух явлений. Первое – это так называемый «документарный взрыв» – резкое увеличение во всем мире производства документов, большей частью воплощающих научное знание и исследования на различные темы. Второе – «технологический взрыв» – быстрый прогресс в области информации и технологий связи, которые значительно увеличили способность производить, умножать, распределять и получать доступ к информационным материалам.

В этот период наблюдалось появление многих специализированных центров, чьей задачей являлось упорядочивание широкого диапазона доступных документов, которые поступали в различных формах, например протоколы заседаний конгресса, тезисы, сообщения, монографии (научные работы) и т.п. Эти центры комбинировали распространенные библиотечные методы и современные методики, для того, чтобы предоставить возможность большего доступа к широкому разнообразию изданных и неопубликованных информационных материалов.

В то же время, в других частях мира, слово «documentation» прежде всего, привлекается для обозначения акта регистрации результатов исследования, изучения, анализа и т.д. (тогда на русский оно переводится – «документирование»). В процессе этих действий создаются документы. В этом значении делается акцент на акте создания документа, который содержит факты прецедента. Такое словоупотребление распространено среди неправительственных правозащитных организаций, работающих в области мониторинга нарушений прав человека. Кроме того, это значение используется в таких специфических терминах как юридическое документирование (фиксирование результатов расследования в документах, которые могли бы использоваться в суде или для других юридических целей) и судебно-медицинское документирование (фиксирование результатов исследования, с использованием сложных научных методов, типа экспертизы физических останков).

Фактически, можно задокументировать любое событие или процесс. Например, документирование конференции включало бы в себя стенографирование дискуссий, создание списка участников, картины заседаний, и других связанных с этим действий.

Значение документирования как регистрации фактов и, в процессе этого, создания документов, является обычно очень важным в случае открытий или методов, которые могли бы принести пользу другим. Так мы узнаем о документировании нового изобретения, методов растениеводства, и других полезных достижений во всем мире.

Вышеcказанное определяет, по крайней мере, два вида documentation:

- документация (library-type of documentation – библиотечный тип документации), который включает в себя собрание документов;

- документирование, (documentation of events – документирование событий), которое включает в себя регистрацию информации относительно текущих или прошедших событий.

HURIDOCS (см. предисловие) признает справедливость одновременного использования одного и того же термина – documentation для различных видов деятельности. Термин используется всесторонним образом. В основном, это происходит из-за того, что оба типа documentation регулируются множеством общих принципов.[2]

Определение documentation (документации и документирования)

Documentation – это процесс, состоящий из нескольких действий, а именно:

а) определение того, какая информация необходима, и установление средств для ее получения;

б) регистрация обнаруженной информации и хранение таковой в соответствующих хранилищах (называемых документами) или сбор уже существующих документов, содержащих необходимую информацию;

в) систематизирование документов, для обеспечения более легкого доступа к ним; и

г) фактическое обеспечение документами нуждающихся в информации.

Documentation может также обозначать определенную часть этого процесса. Таким образом, documentation может касаться акта регистрации информации, или акта сбора и систематизирования документов.

В данном пособии, при ссылке на определенный вид деятельности, будут использоваться термины:

- документация (как собрание документов) – library-type of documentation

- документирование (как создание документов) – investigation-related documentation

Некоторые отличия

Два вида documentation (документация и документирование) рассмотренные выше, могут отличаться друг от друга по нескольким аспектам, а именно:

· основные цели

· характер обрабатываемой информации

· пользователи

· характер задачи

· авторы документов

· оценка собранной информации

а) Основные цели

Общее различие лежит в основной цели documentation. Как правило, библиотеки и подобные центры документации открываются для того, чтобы помочь в изучении и исследовании. Таким образом, документалист собирает как можно большее количество документов по каждой из тем, составляющих определенную область знания, которую ему поручено охватить.

С другой стороны, центры, которые в основном осуществляют документирование событий, имеют очень определенные цели. Информация, которую они собирают, принадлежит фактически имевшим место событиям, и обычно они используют эту информацию при осуществлении различного рода вмешательства в эти события. Документирование ориентировано прежде всего на действие.

б) Характер обрабатываемой информации

Информация, содержащаяся в библиотеках и подобных центрах документации в основном является общественной информацией, хотя существуют частные библиотеки и центры документации, предназначенные для определенного типа клиентуры.

Организации, чьи документы имеют дело, главным образом, с конфиденциальной информацией, например, касаются реальных людей, чьи жизни могут быть подвергнуты опасности, не должны оказаться в «неправильных» руках. Информация также, зачастую, по сути, очень динамичная вещь, это означает, что некоторые факты подвержены быстрому устареванию и нуждаются в обновлении. Центры, исследующие нарушения прав человека, обычно, не издают документы, составляемые в результате исследований. Вместо этого, они составляют и публикуют сообщения, основанные на имеющихся у них неопубликованных документах.

в) Пользователи

Круг пользователей документационных центров, как правило, более широк, чем центров, занимающихся мониторингом событий (и их документированием (прим. перев.)). Пользователями документационных центров могут быть как внутренние пользователи (служебный персонал и члены), так и внешние пользователи, заинтересованные в информации, хранящейся в центре. Например, центр документации прав человека обычно предоставляет право свободного доступа адвокатам, политикам, журналистам, исследователям, студентам, другим организациям или общественности вообще.

Что касается центров, документирующих нарушения прав человека, обычно, непосредственно документаторы или их коллеги в той же самой организации и используют собранную информацию. Часто, доступ к информации предоставляется также очень ограниченному кругу других пользователей, как в случае с адвокатами, социальными работникам и врачами, чтобы они могли оказывать соответствующие услуги. Досягаемость информации значительно расширяется только, когда центр распространяет хранящиеся материалы по требованию аудитории, так же как и других заинтересованных групп, Организации Объединенных Наций или общественности в целом.

г) Характер задачи

Документационный центр собирает существующие информационные материалы, и изданные, и неопубликованные. Задача документалиста включает в себя физическую экспертизу информационного материала, который очевидно поддается определению.

В случае документирования событий, вещественный элемент, который может быть исследован, изначально зачастую отсутствует. Информация часто является еще не систематизированной и существует просто как знание в умах людей, вовлеченных в события. Задача документатора состоит в том, чтобы по частям собрать информацию, проанализировать, систематизировать ее и составить информационные материалы, которые бы содержали собранную информацию.

д) Авторы документов

Другое важное различие состоит в том, кто создает рассматриваемые документы. В случае с документацией библиотечного типа, документы в основном производят другие, и главная задача здесь собрать такие документы. В случае с документированием событий, производство документов – задача человека, осуществляющего документирование.

Различие между этими двумя видами деятельности отражена в двух различных терминах, используемых для обозначения людей, которые занимаются documentation:

- документалист – человек, ответственный за собирание документов, производимых, по большей части, другими, и систематизирование их для облегчения доступа к ним

- документатор – человек, который собирает данные и анализирует событие, в результате создавая документы, содержащие детали события.

е) оценка собранной информации

Хотя оба типа документации предполагают оценку собранной информации, способ и цели оценки различаются. Оценка делающаяся для документации библиотечного типа происходит в форме традиционных библиотечных методов, таких как описание содержания, то есть описывание содержания документов, включая индексирование, в целях должного его хранения и облегчения его поиска.

В ситуации с документацией связанной с исследованием, оценка информации включает в себя применение правил свидетельства, такого как подтверждение. Документатор, обнаруживающий факт, обычно собирает информацию из различных источников и оценивает ее для того, чтобы придти к заключению по событию.

Для иллюстрации приведем пример. Документатор-следователь может получить противоречивые показания относительно случая убийства, когда одно свидетельство утверждает, что убийство случайно, в то время как другое утверждает, что оно было заранее продумано и, следовательно, этот случай следует рассматривать как случай исполнения замысла. Затем документатор должен проанализировать всю информацию, содержащуюся в противоречивых доказательствах, также как и дополнительную информацию из других источников. В конце, документатор должен придти к выводу, состоящего из суждения относительно того, является ли случай действительно исполнением задуманного или нет.

Такого процесса оценки, основанного на тщательном анализе всей соответствующей информации, не требуется от документалиста. В действительности, документалист обычно полагается на собственное восприятие автора как ориентир при оценке значимости документа для каталога и при описании содержания документа. В случае различной трактовки материала, документалист не должен формулировать единое мнение. Документалист может собирать различные документы по теме, включая те, которые поддерживают конфликтующие точки зрения, и предоставлять пользователю возможность самому оценивать, что наиболее важно для него. Это совместимо с идеей о библиотеках как об учреждениях, оказывающих помощь при изучении и исследовании.

Общие принципы

Как ранее упоминалось, следует подчеркнуть, что существуют определенные документационные центры, в которых комбинируются два типа документации. Например, существуют организации, которые проводят расследование и документируют нарушения прав человека одновременно со сбором вторичной информации в виде вырезок из газет, ежегодных рапортов других организаций и т.п.

Общие принципы управляют обоими типами документации, особенно в терминах систематизации документов для обеспечения лучшего доступа к информации. Оба типа документации используют такие методы, как назначение документам идентификаторов (например, название) и устройств ввода позиции (например, системы классификаций или регистрационные номера) в целях более эффективного хранения и поиска.

2. ЗАЧЕМ ДОКУМЕНТИРОВАТЬ

Общие основания документирования.

Существует ряд причин, по которым документирование является важным. Например, для того, чтобы человек мог узнать о событии, произошедшем в прошлом. Документирование важно в ситуации, когда полезно иметь информацию о некоторых событиях, которые мы не имеем возможности наблюдать лично из-за того, что они происходят в другом месте. Кроме того, зачастую, люди по-разному воспринимают и анализируют события, и если не существует никакой документации по этим событиям, информация о них может быть навсегда утеряна, и эти события нельзя будет использовать в будущем, например, в качестве прецедента.

Другими словами, документирование – «дальновидная» деятельность, то есть она направлена на потребности, которые могут возникнуть в будущем. Людям, нуждающимся в некоторой информации, будут необходимы документы, на которые они могут сослаться. Кроме того, если информация должным образом зафиксирована, ее можно использовать многократно.

Цели документирования в области прав человека.

Правозащитные организации обычно образуются для выполнения следующих задач:

· Просвещение в области прав человека

· Установление стандартов.

· Непосредственная помощь жертвам

· Ведение дел о нарушениях в суде

· Составление архивов (прецедентов)

Такие информационные материалы, как соглашения (договоренности, декларации) в области прав человека, руководства к системе ООН по защите прав человека, тексты внутренних законов, имеющих отношение к правам человека, и периодические доклады международных и национальных правозащитных организаций широко используются для просвещения в области прав человека.

Эти же виды материалов очень важны в области установления стандартов. На местном и государственном уровнях, задача установления стандартов может осуществляться с помощью изучения международных соглашений о правах человека, кампаний за принятие этих соглашений на государственном уровне, исследования внутренних законов и наблюдения за тем, чтобы правительство согласилось выполнять эти соглашения.

С другой стороны, организациям, обеспечивающим непосредственную помощь жертвам, также как и организациям, ведущим дела о нарушениях в суде, необходима информация относительно фактических событий, касающихся нарушений прав человека. Непосредственная помощь включает, например, поиск жертвы похищения, подачу ходатайства для habeas corpus (предписание о представлении арестованного в суд, например, для рассмотрения законности ареста) или опубликование открытого обвинения, которое может помочь в предотвращении дальнейших нарушений. В подобных ситуациях, ясное представление фактов, сопровождающих предполагаемое нарушение, поможет заинтересованным организациям или группам людей обеспечить непосредственную помощь. Непосредственная поддержка может также быть оказана в виде медицинской помощи, социально-психологической терапии, финансовой помощи и других формах.

Требование справедливого правосудия для жертвы нарушения прав человека означает стремление оказать помощь и обеспечить возмещение убытков, например, освобождение человека, который был задержан без достаточных оснований, и выплата компенсации за моральный ущерб в тех случаях, когда это возможно. Неправительственные правозащитные организации могут проводить публичные кампании и, тем самым, оказывать давление на власти, требуя справедливого правосудия для жертв. В отношении преступников, правосудие является справедливым, если они несут ответственность и наказываются соответственно правонарушению.

Неправительственные правозащитные организации должны стремиться получить неопровержимые факты, способные доказать, что нарушения прав человека имеют место, и показать в какой степени. Это включает в себя и систематическое документирование специфических случаев, и выяснение тенденций и составление статистик, основанных на том количестве информации, которая была собрана и зафиксирована за какой-то период. Эта информация может затем использоваться в работе на национальных, региональных и международных уровнях. Например, комиссия Организации Объединенных Наций по правам человека будет тщательно рассматривать только те нарушения, совершенные в определенной стране, по которым ее специальные докладчики и/или неправительственные правозащитные организации смогут предоставить надежные доказательства того, что такие нарушения являются грубыми и систематическими.

Систематическое документирование, которое может позволить группам объединять части информации из различных источников, также является важным моментом при передаче правонарушителей правосудию. Например, в конце 1986 года в Аргентине, правительство приняло так называемый "Ley de punto final" («Закон окончательного срока»), предусматривающий срок в 60 дней для представления любых дальнейших обвинений в нарушениях, совершенных в прошлом. По окончании этого срока, любое карательное действие против обвиняемых должно прекратиться, устраняя перспективы для расследования ситуации задержанных и без вести пропавших людей. Правозащитные организации обратились к системе документации, используемой в Буэнос-Айресе CELS (Центром Юридических и Социальных Исследований). В форматах CELS, преступники были определены в терминах времени, зафиксированных инцидентов, места, ролей причастных лиц и официальных должностей. Использование форматов с полным анализом значительно уточнило определение персональной ответственности подозреваемых правонарушителей.

Еще одна деятельность, которой правозащитные организации могут заниматься, – это создавать исторические документы в память о нарушениях в том виде, в котором они происходили в прошлом в условиях режима репрессий, потому что репрессии составляют часть истории страны и об этом важно помнить. Например, российская правозащитная организация «Мемориал» составила обзор нарушений прав человека, имевших место в Советском Союзе при режиме Сталина, а правозащитная группа в Руанде задокументировала массовые убийства, которые явились частью геноцида в 1994 году.

3. КТО занимается ДОКУМЕНТационной работой

Документирование предпринимается правозащитными организациями, работающими в соответствии со своей определенной задачей, которой может быть любая из целей документирования (или их комбинация), обсуждавшихся в предыдущей главе. То, как основывается центр документации или его часть, варьируется от организации к организации, в зависимости от характера услуг, которые они предоставляют.

Правозащитные документационные центры, в которых собран широкий диапазон материалов из правительственных, межправительственных, местных и международных неправительственных источников, идеально подходят для целей просвещения в области прав человека и установления стандартов. Эти центры могут также предоставлять информацию, которая является полезной в проведении информационных кампаний и осуществлении правовых действий по оказанию помощи жертвам и судебному преследованию нарушителей. С другой стороны, организации, целью которых является оказывать непосредственную помощь жертвам, вести дела о нарушениях в суде или работать над составлением архивов прецедентов, обязательно должны проводить документирование процесса расследования.

Правозащитная организация может быть и исключительно центром документации. Это возможно, если это – документационный центр библиотечного типа, который оказывает услуги другим правозащитным организациям и индивидуумам, которые осуществляют проведение кампаний, лоббирование, ведение судебных процессов и другие задачи защиты прав человека. Хотя, это очень редкая ситуация.

Наиболее обычная ситуация, когда центр документации является только одним из элементов большой организации. Примером могла бы служить организация, которая специализируется на просвещении в области прав человека и которая имеет большое собрание книг, журналов, аудиовизуальных учебных пособий и других информационных материалов.

Организации, которые занимаются мониторингом случаев нарушений прав человека, обычно основываются с большим количеством отделов. В основе – документационный отдел, который проводит расследования и составляет отчеты о результатах. Затем этот отдел снабжает информацией другие отделы организации, например, занимающиеся непосредственной помощью, оказанием правовых услуг, проведением кампаний и изданием публикаций. Кроме того, такой отдел документации обычно содержит собрание книг, газетных вырезок и других информационных материалов, или же имеет оперативные рабочие отношения с юридическими и правозащитными библиотеками.

Работа по созданию документации и работа по ее хранению дополняют друг друга и необходимы в большей части правозащитной деятельности. Например, в отчет о ситуации с правами человека в стране необходимо включить информацию относительно фактических случаев нарушений прав человека, равно как и соответствующие международные нормы прав человека, и национальное законодательство.

Подводя итог, можно сказать, что, по сути своей, документационная работа – это не самоцель. Это – функция, которая служит определенным целям, составляющим предназначение организации. Для более детального обсуждения того, как лучше проводить документационную работу в условиях организации, см. «Как основать центр документации» (Том 3) в данной серии.

4. ЧТО ТАКОЕ ДОКУМЕНТ

Типы документов.

Документ – это носитель или хранилище информации. Синоним документа – информационный материал, или просто материал. Документ или материал может быть:

- текстовым или не-текстовым

- опубликованным или неопубликованным

Текстовые и не-текстовые документы.

Документ или материал является текстовым, если он содержит, преимущественно, письменный текст. Примерами текстовых документов являются следующие: книги, периодика, статистические отчеты, юридические документы, такие как аффидевиты (письменные показания под присягой), каталоги, патенты, и административные документы. Информация обычно отпечатывается на бумаге. В настоящее время, тексты многих документов все чаще хранятся в электронной форме, например, как файлы в памяти компьютера.

Не-текстовые документы могут содержать некоторое количество текста, но наиболее важной частью в этом случае является информация, представленная в другой форме. Примеры не-текстовых документов: фотографии, карты, словесные портреты, звуко- и видеозаписи, художественные работы и памятники, фильмы и диапозитивы.

Опубликованные и неопубликованные документы

Документы могут быть опубликованы или нет. Опубликованный документ обычно имеет следующие характеристики:

1. Доступен общественности, например, имеется в продаже

2. Отпечатан и оформлен в стандартной форме, например, в виде книги, журнала или любой другой форме публикации

3. Выпущен большим тиражом

4. Доступ к ним осуществляется с помощью принятых способов распространения, таких как книжные магазины и газетные стенды

5. Содержит набор информации, такой как название документа, имя автора, название издательства и прочих данных, который обеспечивает однозначное и точное описание документа как физического носителя информации. Этот набор информации называется библиографическое описание.

Некоторые документы могут быть не изданы и не распространены, однако при этом они доступны общественности через веб-сайты в Интернете, это называется публикация в Интернете.

Существует много форм неопубликованных документов, каждая форма используется для определенных целей. Например, аффидевит используется, главным образом, в судебных процедурах. Форма входных данных облегчает поиск данных и сопоставление статистической информации. Существование более одной копии документов, главным образом, призвано охранить информацию от потери или разрушения.

Термин Серая литература используется применительно к документам, которые, будучи доступными публике, не полностью соответствуют вышеупомянутому набору характеристик. Например, доступно лишь ограниченное число копий, и не с помощью обычных способов распространения. Или же они могут не точно отражать имена авторов. Обычные примеры серой литературы – повестки конференций, публичные заявления и обвинения, незапланированные сообщения правозащитных организаций, речи и декларации, брошюры, и т.д. Многие из этих документов воспроизведены в ограниченных количествах, например, ксерокопированием. Неправительственные организации выпускают большое количество серой литературы, особенно в ситуациях, когда им приходиться задействовать альтернативные информационные каналы распространения, поскольку доступ к средствам массовой информации ограничен.

5. ГДЕ ПОЛУЧАТЬ ИНФОРМАЦИЮ

Люди как источники информации

Источниками информации могут быть люди или документы. В первом случае, информация вероятно хранится у них в памяти и еще документально не зафиксирована, что является основанием для проведения деятельности по собиранию информация, такой как опросы и интервьюирование. Документы, которые создаются в результате этой деятельности, называются первичными документами.

В случаях, связанных с нарушениями прав человека, необходимо выяснить, имеет ли частный источник прямое знание о расследуемом событии. Источниками с прямым знанием, также называющимися источниками непосредственной информации, являются жертвы, преступники и свидетели. Информация, которой они владеют, очень важна в судебном расследовании дел, поскольку ей придают основной доказательный вес, по сравнению с так называемыми показаниями основанными на слухах, или информацией, исходящей от кого-то, кто реально не участвовал в событиях.

Документальные источники

Документы, которые содержат информацию как таковую на языке первичного источника, называются первичными документами. Многие из этих документов составляются во время или непосредственно после собирания информации. Среди них могут быть артефакты[3], которые обнаружены во время изучения или расследования. Это могут быть аффидевиты (письменные показания под присягой), расшифровки стенограмм бесед, письма, рисованные планы или карты, рукописи или другие фактические первичные документы.

Первичные документы часто находятся в юридических организациях, специализированных центрах исследований, архивах, музеях или исследовательских отделах правозащитных организаций. Первичные документы являются основой информации. Эти документы часто очень ценны, и при их хранении следует соблюдать осторожность. Некоторые первичные документы могут регистрироваться как свидетельства, поэтому они хранятся в судах, а не в мониторинговых организациях, в которых должны находиться копии или описания этих документов.

Вторичные документы это документы, составленные на основе первичных документов. Журналистская оценка, опубликованная в газете, или итоговая работа исследователя, являются вторичными документами. Книги и статьи – это наиболее обычный пример вторичных документов. В общем случае, они переводят первичные документы в форму, которая более предназначена для восприятия читателями, представляют аргументы или описывают какие-то моменты из определенной точки зрения. Большинство библиотечных фондов в основном составлены из вторичных документов.

Третичные документы это документы, которые содержат информацию, извлеченную из первичных и вторичных документов, и которые служат для их систематизации, определения их местонахождения. Примерами третичных документов являются библиографии, справочники, индексы, резюме, указатели, списки и записи каталога.

6. КАК ОСУЩЕСТВЛЯТЬ ДОКУМЕНтационную деятельность

Документационная работа состоит из нескольких стадий: начиная с определения того, что собирать и как, и до предоставления услуг заинтересованным лицам. Эти стадии схожи для деятельности по собиранию документов и для деятельности по документированию расследования событий, за исключением некоторых дополнительных действий во втором случае

Деятельность по собиранию документов состоит из следующих стадий:

При документировании расследований, существуют дополнительные элементы при получении информации относительно расследуемых событий (посредством целенаправленного поиска информации о событии) и систематизации собранной информации. Ниже приведены этапы документирования исследования.

Помимо различий в этапах, эти две деятельности иногда различаются между собой определенными методами, используемыми на каждой стадии. Различные этапы и методы, также как принципы, которые управляют ими, будут обсуждаться в следующих главах.

Обратите внимание: В библиотечном деле, такие термины, как расширение собрания и организация собрания, используются для того, чтобы обозначить получение и систематизацию информационных материалов. Обозначенные выше этапы, тем не менее, соответствуют этим понятиям. Авторы предпочитают использовать более общие термины, потому что тема документации, в том виде, в котором она обсуждается в данном руководстве, выходит за рамки библиотечного дела, подчеркивая, что существуют общие принципы, управляющие созданием документации и ее хранением и использованием.

7. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ О ТОМ, ЧТО СОБИРАТЬ И КАК

Этот этап включает в себя несколько действий, а именно:

· Анализ потребностей пользователей

· Определение возможных источников информации

· Отбор нужной информации

· Принятие решения о том, как получать информацию или необходимые документы

Потребности пользователя

Служащий документационного центра должен иметь представление о том, в какой информации будут нуждаться пользователи; процесс выяснения этого называется анализом потребностей пользователей. Это деятельность, которая, прежде всего, должна осуществляться на первых порах создания документационного центра. Впоследствии, служащие документационного центра могут время от времени проводить подобный анализ для того, чтобы обновлять свои представления о потребностях пользователей.

Поскольку большинство документационных центров основывается для оказания услуг определенным категориям клиентов, при определении возможного содержания информационных материалов центра следует опираться, прежде всего, на направление деятельности центра. К другим методам определения относятся опросы клиентов, статистическое исследование документов и отслеживания тем, названий, авторов и форматов материалов, которые наиболее часто запрашиваются пользователями.

В случае документирования нарушений прав человека, важно предугадать потребности непосредственных пользователей информации. Непосредственными пользователями являются, например, адвокаты, медицинские работники и др. – те, кто предоставляет непосредственные услуги жертвам, а также активисты общественных организаций, которым необходимо своевременное поступление информации для того, чтобы предпринимать немедленные действия, такие как обвинения, обращение за срочной помощью, кампании, акции протеста, и т.д. Очевидно, полезно знать, в какой информации нуждаются потребители для того, чтобы люди, расследующие событие, смогли приложить все усилия, чтобы собрать нужные сведения. О том, какая информация требуется, можно узнать от самих потребителей, например, в ходе интервью.

Определение возможных источников информации

Источниками информации могут быть люди или различные документы. Библиотекари/документалисты часто находят информацию, обращаясь к библиографиям, реферативным журналам, справочникам по периодическим изданиям, годовым отчетам и т.п.

Документаторы событий часто создают механизмы, позволяющие им быть в курсе событий, которые необходимо зафиксировать, например поддерживают сеть местных информаторов и «горячую линию» для жертв, следят за развитием событий и т.д. Исходная информация, полученная из этих источников, которую также называют направляющей информацией, указывает, с чего можно начать расследование. Среди возможных источников информации при расследовании обычно выделяются следующие:

1. Люди, непосредственно участвовавшие в происшествии, например жертвы, свидетели и преступники

2. Правительственные чиновники, например военные чиновники или тюремные служащие

3. Другие люди, которые могли бы предоставить общую информацию, например коллеги жертвы

4. Фактическое место происшествия

5. Правительственные учреждения, например статистические учреждения

6. Отчеты и протоколы, хранящиеся в моргах, больницах, тюрьмах, и других подобных учреждениях

Отбор

Отбор является важной деятельностью в библиотечном деле и относится к задаче выбора информационных материалов, которые документационный центр хотел бы включить в свое собрание. Отбор включает в себя выяснение того, какие материалы доступны, и принятие решения о том, какие из них следует приобрести и как. Служащие центра нередко помогают библиотекарям/документалистам в выборе названий публикаций, которые являются наиболее подходящими для собрания центра.

Документирующая деятельность иногда тоже включает в себя подобный процесс отбора. Например, для уменьшения затрат, центр может решить собирать только свидетельские показания, а не судебные улики. Однако при всем этом, первичным критерием при решении, какую информацию и документы следует собирать, является цель, поставленная для расследования. Например, если бы цель состояла в том, чтобы подать заявление о возбуждении уголовного дела против преступников, было бы необходимо собрать как можно большее количество доказательств и свидетельских показаний.

Решение о том, как получать информацию и факты

В случае документационного центра, после определения того, какие материалы требуются, следующим шагом является принятие решения о том, как их получить: будут ли они куплены, получены в подарок или обменены на что-либо. Более детальное обсуждение темы источников информации, отбора и приобретения материалов см. «Как основать документационный центр» (том 3 в этой серии).

В случае с документированием расследования, если организация решила, что следует развить полученную направляющую информацию, обычно она планирует расследование. Его может осуществлять публично работающая комиссия по расследованию или же отдельные исследователи, направленные к месту события. Также расследование может происходить в виде встреч с информаторами вне непосредственного места события. В следующей главе будут обсуждаться различные формы расследовательской деятельности.

8. ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О СОБЫТИИ

Процесс сбора информации с целью определить, какие нарушения имели место в происшествии, называется расследованием. Действия, выполняемые в ходе расследования, могут классифицироваться по:

· Месту расследования

· Количеству лиц, ведущих расследование

· Открытости расследовательской деятельности

Локальным расследованием называют проведение расследования на фактическом участке предполагаемого нарушения, поскольку обследование самого места преступления может дать необходимую информацию о событии. Внешнее расследование проводится где-нибудь вне непосредственного места события. Примером этого может служить беседа, проводящаяся в офисе правозащитной организации, обычно это делается для обеспечения безопасности информаторов или лиц, расследующих происшествие.

Расследование может осуществляться одним человеком или небольшим количеством людей либо большой группой. Оно может быть низкопрофильным (скрытым), при котором люди, осуществляющие расследование, по возможности не должны привлекать к себе внимание, или высокопрофильным (гласным) – когда власти, группы людей, которые будут вовлечены в ход расследования и/или средства информации извещаются о планирующемся расследовании.

Делегация, состоящая из большого количества участников (обычно это люди, известные в масштабе страны, или иностранные подданные) которая занимается гласным (высокопрофильным) расследованием, называется комисией по расследованию.

К стандартным формам расследования относятся:

1. Интервью

2. Визуальный осмотр

3. Наблюдение за процессом

4. Собирание документов, имеющих отношение к расследованию

5. Фотографирование

6. Использование других инструментов регистрации, например, звуко- и видеозаписи

7. Судебная экспертиза

Чаще всего, перечисленные формы расследования применяются в сочетании с другими. Например, беседа с членами сообщества, в котором, предположительно, совершено нарушение, визуальный осмотр и фотографирование места нарушения часто осуществляются параллельно во время расследовательских действий на месте нарушения.

Интервьюирование – наиболее распространенная форма расследования. Расшифровки стенограмм интервью относятся к основным документам, подлежащим сохранению, тем более что они являются основой для других документов, например, для отчета комиссии по расследованию.

С помощью визуального осмотра можно получить доказательства, например, обугленные останки имущества, следы от пуль, пятна крови и т.д. Они могут подтверждать или опровергать заявления некоторых информаторов, и должны быть соответствующим образом отмечены в сообщениях расследующего. В этом случае огромную помощь могут оказать фотографии и видеозаписи.

Наблюдение за процессом – метод, часто используемый для определения, согласовывается ли судебный процесс с принятыми юридическими процедурами. Этот метод также часто используется для контроля за проведением выборов.

В Руководстве по Расследованию и Документированию Нарушений Прав Человека (подробнее см. в Библиографии) более полно обсуждаются различные методы расследования. Руководство, главным образом, содержит полезные рекомендации, например, советы по проведению в рамках расследования беседы с жертвами, свидетелями и прочими людьми.

9. ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ

Документалисты, собирающие информацию для документационного центра, могут купить необходимые документы, обменять их на что-то или же получить их в качестве подарка, при этом они должны следовать определенным стандартным методам и процедурам. Эти методы подробно обсуждаются в томе 3 данной серии: «Как основать центр документации».

Что касается документирования случаев нарушений прав человека, кроме созданных в процессе расследования документов, могут потребоваться еще некоторые. Например, свидетельства о смерти, права собственности на землю, медицинские заключения, юридическое изложение дела, ходатайства, судебные решения, сообщения в печати, и т.д.

Некоторые важные документы могут находиться в руках официальных властей, которые, возможно, не всегда согласны их предоставить. Для правозащитных организаций важным является установление контактов с «нужными» людьми. Также они должны хорошо ориентироваться в законодательстве, которое регулирует вопросы доступности информации, для того, чтобы в случае необходимости предъявлять иски властям.

Среди собранных документов могут быть изданные документы, содержащие информацию не из первых рук, например, газетные сообщения. Обычно, когда какое-либо событие попадает в круг интересов мониторинговых организаций, они предпринимают собственное расследование и на его основе составляют свое собственное мнение. Вторичную информацию обычно не рассматривают наравне с подтвержденной информацией, ее просто присовокупляют к прочей разнообразной информации для того, чтобы люди, занимающиеся расследованием, оценили ее. Кроме того, сообщения в печати и т.п. часто используются как начальные сведения, которые требуют уточнения и дальнейшего развития.

10. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ О СОБЫТИИ

Методы систематизации информации

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

· Структурированная информация

· Информация в виде свободного текста

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.

База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных – возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Документы, хранящиеся в мониторинговых организациях

Стадия систематизации информации относится, главным образом, к деятельности по документированию. На этой стадии происходит создание документов документаторами.

В документационных центрах также производятся некоторые документы, например, краткие обзоры содержания и индексы. Однако это документы несколько иного характера, поскольку используются для поиска документов; они будут обсуждаться в главе Систематизация материалов.

Для лучшего понимания процесса организации информации, следует иметь представление о различных видах документов, которые должен собирать, или производить, и хранить мониторинговый центр. Это сообщения в виде свободного текста, доказательственные и прочие первичные документы, вторичные документы, записи в стандартных форматах, отчеты и другие виды итоговых документов.

При подготовке документов, следует отметить, что документ может служить источником для документа другого типа. Например, аффидевит (показание под присягой) может использоваться для описания фактов или как основной компонент для заполнения стандартного формата, а набор фактических данных может использоваться для создания статистического отчета.

Сообщения в виде свободного текста

Такие документы, как свидетельские показания и отчеты о расследовательской деятельности являются необходимым элементом правозащитной работы. Основная часть этих документов используется в судебных процессах. Эти документы составляются документаторами и их коллегами, которые основывают их на записях результатов интервью и на других методах расследования. Обычно они представляют собой повествовательный текст, содержащий факты, описанные в хронологическом порядке.

Другие первичные документы

Доказательственные документы, например, аффидевиты, больничные листки, результаты вскрытия трупа и т.п., очень важны при документировании расследования. Способы получения подобных документов обсуждаются в предыдущей главе Приобретение информационных материалов.

Вторичные документы

Наиболее часто собираемые вторичные документы при документировании события – это сообщения о событии в прессе. Информация, содержащаяся в этих сообщениях, после перепроверки добавляется к уже существующему массиву информации для оценки ее значения при формировании общей позиции о предполагаемых нарушениях.

Стандартные форматы

Стандартные форматы играют очень важную роль при документировании событий. Они используются для хранения информации о событии и вовлеченных в него людях и, одновременно, информации, указывающей на существующие документы о событии. Внесение информации в стандартные форматы служит двум целям – систематизации информации и систематизации документов. Заполнение стандартных форматов ведет к созданию баз данных, которые облегчают анализ данных, отслеживание и поиск записей и передачу информации.

Стандартные форматы могут содержать различные типы полей, например поля для ввода информации в виде свободного текста (например, короткие описания события) и поля для ввода специальных терминов взятых из микротезауруса, который является, по сути, разновидностью контролируемого словаря.

Контролируемый словарь – это ограниченный набор терминов, используемых документаторами для представления таких элементов, как, например, характеристики события или содержание документа. С помощью этого набора терминов пользователь будет впоследствии отыскивать нужную информацию. Термины называются контролируемыми, если они являются одновременно исчерпывающими и взаимоисключающими, насколько это возможно. Одним из способов контроля является предпочтение одного термина другому возможному термину. В качестве примера возьмем термины capital punishment (высшая мера наказания) и death penalty (смертная казнь), которые означают одно и то же, при этом для описания события должен быть взят только один из них. Иначе, сложности будут возникать не только при поиске документов, но и при составлении статистики.

Термины из контролируемого словаря часто называют просто терминами, но кроме того их могут называть дескрипторами. Термины индекса являются одним из видов описателей и в основном используются для описания темы документа или понятий, содержащихся в нем, в то время как дескрипторы могут использоваться для описания всего что угодно. Например, список терминов для описания семейного положения может быть построен следующим образом:

· холост (не замужем)

· женат (замужем)

· вдовец (вдова)

· проживает отдельно от супруга (и)

· разведен (а)

· живет в гражданском браке

· живет с партнером

· другое

Микротезаурус – это краткий, но при этом исчерпывающий список дескрипторов для специфических полей в стандартном формате. Приведенный выше список является примером микротезауруса.

HURIDOCS опубликовал переработанное издание Events Standart Formats (Стандартные форматы для описания событий) (подробнее см. в Библиографии). В книге обсуждается «событийная» методология, которая часто используется для мониторинга случаев непосредственных нарушений, таких как убийства и насилие, и в настоящий момент она постепенно адаптируется для использования в случае других нарушений, например, насилия по отношению к женщинам.

Events Standart Formats содержит большое количество полей, используемых для описания событий, действий, людей, местоположения и т.д. Многие из этих полей заполняются терминами или условными кодами из микротезауруса HURIDOCS’а. HURIDOCS’ом создано 48 микротезаурусов, используемых вместе со стандартными форматами для описания событий (Events Standart Formats), среди них: типы действий, виды используемых методов, типы местонахождения, характеристики жертвы, род профессии, национальность, вероисповедание, типы преступников и т.д.

Отчеты

Обычно правозащитные организации составляют регулярные отчеты, которые охватывают некоторое количество событий, например, произошедшие в конкретном регионе или в течение определенного периода времени (например ежегодные отчеты). Отчеты часто носят аналитический характер, например, в них представляются тенденции и модели, которые могут быть выведены из собранных данных. Обычно отчеты публикуются и содержат такую библиографическую информацию, как название и имя автора или название издательства.

Когда осуществлять систематизацию информации

Итак, систематизация информации происходит в несколько стадий, а именно:

а) сразу после расследования события; продуктом этой стадий являются такие документы, как свидетельские показания и сообщения о находках

б) после производства вышеперечисленных документов и сбора доказательственных материалов, имеющих отношения к делу; на этой стадии создаются записи в стандартных форматах

в) после сбора данных по достаточному количеству событий составляется общий отчет

Очевидно, что для систематизации информации необходимо 2 умения, первое заключается в умении писать отчеты, второе – работать над структурированием информации (например, с помощью баз данных). В Handbook on Fact-Finding and Documentation (Руководстве по расследованию и документированию) детально обсуждаются некоторые моменты, которые следует принять во внимание при подготовке отчета о расследовании. В другой полезной книге Data Analysis for Monitoring Human Rights (Анализ данных в правозащитном мониторинге) дается совет о том, как изучать данные по правам человека и в каком виде представлять статистический анализ. В книге Getting the Facts Down (Регистрация фактов) обсуждается работа со структурированной информацией в области прав человека.

11. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

· библиографическое описание

· описание содержания документа

· назначение документу указателя местоположения

Каталогизация

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Набор правил, например Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS’ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека). (подробнее см. в библиографии)

Библиографическое описание

На этом этапе происходит запись информации, которая описывает документ как физический носитель информации. Этот этап также может называться регистрацией идентификаторов документа. Основными идентификаторами являются название, имя автора, издание, тираж, издательство и год публикации документа.

О том, какую информацию включать в библиографическое описание и как, можно подробнее узнать в HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека).

Описание содержания

Процесс описания того, что содержится в документе, называется описанием содержания. Существуют две основные формы описания содержания – индексирование и резюмирование (составление кратких обзоров). По этим индексам и обзорам пользователь определяет, содержит ли тот или иной документ ту информацию, которая ему нужна.

Индексированием называется процесс выбора терминов, наиболее точно отражающих содержимое документа. Термины, которые используются для этих целей, называются терминами индекса, но также они могут называться дескрипторами или предметными рубриками. Поэтому каталог, составленный из карточек, у которых в качестве основания доступа – термины индекса, называется предметным каталогом.

Обычно для описания одного документа используется не один термин индекса. А раз так, то возрастает количество оснований поиска, и следовательно для карточного каталога необходимо составлять несколько карточек. В случае со стандартным форматом, обычным решением этой проблемы является создание специального поля индекса, которое позволяет вводить составные термины.

Целью индексирования состоит в том, чтобы привести пользователя к информации, которую он искал. Список, который используется для описания содержания документа, должен быть тем же списком, по которому будут искать документы по запросу пользователя.

Индексирование основывается на контролируемом словаре, представленном в виде списка терминов или тезауруса (о контролируемом словаре см. в гл. 10). Тезаурус – это сложный список, состоящий из регулируемого набора терминов, связанных иерархической и/или другой связью между собой.

Весь процесс индексирования состоит из различных стадий. Основная стадия это расширение списка терминов индекса или тезауруса, включая описание различных типов взаимосвязи между терминами. Более подробно об индексировании см. How to Index (Как индексировать) (том 4 в данной серии).

Резюме – это краткий обзор текста (например, книги или статьи). Обычно оно довольно короткое (меньше 1000 слов). В документационном центре несколько резюме могут быть собраны в одной книге. Еще один часто используемый способ хранения резюме – это описание книги по стандартному формату, в котором есть поле для введения резюме.

Для пользователей документационных центров резюме полезны по двум причинам:

а) резюме значительно уменьшает количество первичной информации.

б) в резюме акцент ставится на определенные аспекты.

Хранение документов

Документ, в какой бы форме он ни был – в бумажном, в виде магнитофонной записи или информации на компьютерном диске – должен храниться в соответствии с определенной системой для того, чтобы при необходимости его можно было отыскать в собрании с минимальными затратами. Полная система хранения содержит следующие компоненты:

· устройства, помогающие при поиске документов

· физические носители документов

· порядок, в соответствии с которым систематизируют документы

Устройства, помогающие при поиске документов, носят тот вид, в котором осуществляется каталогизация. Поисковым устройством может быть карточка каталога, перечень записей каталога или компьютерная база данных.

В качестве физического носителя документов наиболее часто для хранения используются папки. Папки могут использоваться для хранения отдельных документов или набора связанных документов, скрепленных или сшитых вместе. Папки могут помещаться в картотечные блоки или в специальные вертикальные коробки, ставящиеся на полки. Книги чаще всего также хранятся на полках.

Физические носители документов выполняют еще одну функцию: документы внутри них располагаются в соответствии с определенным порядком. Документы могут быть выстроены просто в алфавитном порядке по авторам или источнику (частный документ или документ организации), могут быть выстроены в хронологическом порядке по дате их создания или поступления в коллекцию или в соответствии с типом, размером и форматом документа, система выстраивания также может быть основана на географических данных. Кроме этого документы могут группироваться по темам.

Назначение указателя местоположения документа

Для того чтобы хранить документы в нужном порядке и облегчить их поиск, часто требуется установить условные обозначения, которые будут указывать на местоположение документов. Термин нумерация записей также часто используется для описания этого процесса, так как числа обычно, но не всегда, используются в качестве условных обозначений.

Аналогичным образом, для обозначения указателя расположения документа используются множество терминов, среди них:

· символ документа

· номер записи

· идентификатор записи

· подпись каталога

· классификационный код

· шифр документа

Обычно, документам, которые хранятся вместе, например в одной папке, на одной полке или в одной коробке, присваиваются последовательные номера или обозначения, например:

числовые: 1,2,3…

буквенные: от А до Я

буквенно-числовые: А1, А2, А3…, Б1, Б2, Б3…

численно-буквенные: 1а, 1б, 1в…, 2а, 2б, 2в…

В указатель может быть включен год или месяц создания или поступления в коллекцию, название источника, географические термины или шифр документа, например:

1999-001, 1999-002… 2000-001, 2000-002...

AI-001, AI-002... HRW-001, HRW-002...

АФР-001, АФР-002… АЗИЯ-001, АЗИЯ-002..., ЕВР-001…

В то же время документу может быть присвоен указатель в зависимости от класса, к которому принадлежит этот документ. Тема классификации обсуждается в следующей главе.

Существует определенная последовательность действий, которые следует выполнять при указании местоположения документа. В первую очередь документалист должен определить, какой указатель будет присвоен документу. Например, если документы выстроены в последовательном порядке, документалист должен выяснить какой указатель использовался последним, или если используется схема классификации, выбрать соответствующий класс. Следующий шаг – пометить документ присвоенным ему указателем. Если это книга, указатель обычно наносится на корешок. На папках обычно имеются ярлыки (наклейки), куда могут быть внесены примечания, а на листах бумаги указатели могут быть в виде печати. После нанесения указателей документы помещаются на место их будущего хранения.

В завершение процесса каталогизации, назначенные указатели вносятся в карточки каталога, список или базу данных, используемые для поиска документов.

Кроме того, указатели обычно наносятся на хранилища документов (папки, шкафы с выдвижными ящиками, коробки или полки). Эти указатели обычно состоят из первых символов указателей документов, находящихся внутри.

Классификация

Классификация – это метод присваивания документам указателей, основанных на явно преобладающей теме документа. Данный метод имеет свои преимущества:

а) все основные документы по определенной теме собраны в одном месте, где их можно легко найти;

б) позволяет избежать промежуточного процесса поиска необходимых документов в каталоге или базе данных;

в) необработанные документы могут быть отсортированы и помещены на временное или постоянное хранение, где их затем можно будет легко найти по предметной области;

г) не прибегая к помощи документалиста пользователи могут определить местонахождение нужного документа, рассматривая темы, смежные с данной, и даже натолкнуться на несколько более подходящие документы, о которых они никогда даже не думали

Существуют три схемы классификации, которые широко используются во всем мире: схемы Классификации Библиотеки Конгресса (the Library of Congress Classification), Универсальной Десятичной Классификации (the Universal Decimal Classification) и Десятичной Классификации Дьюи (the Dewey Decimal Classification). Это общие схемы, полностью охватывающие всю область знания. Они носят слишком общий характер, поэтому не могут применяться в специализированном центре документации, но из них можно извлечь некоторые понятия и использовать их в работе. Часто правозащитные документационные центры разрабатывают собственные схемы классификации. Типовая Схема Классификации для Правозащитного Документационного Центра была разработана Iva Caccia, служащим канадского правозащитного документационного центра, и имеется в распоряжении HURIDOCS.

Уникальные идентификаторы записи.

Часто, при работе с определенными видами документов, необходимо быть уверенным в том, что указатели местоположения документов уникальны, то есть они используются только один раз и только для одного документа. Это особенно важно, когда для хранения информации о документах, находящихся в собрании, используются компьютерные базы данных. В компьютерной терминологии, такой указатель местоположения документа называется уникальным идентификатором записи. Большинство программного обеспечения для баз данных имеют функцию, которая управляет автоматическим присваиванием уникальных номеров записи.

Библиографические записи в компьютерной базе данных зачастую получают уникальные идентификаторы записи и одновременно содержат другие указатели местоположения, которые указывают на основные документы. Главным образом, это имеет место в тех случаях, когда схема классификации используется для организации первичных документов.

Стандартные библиографические форматы HURIDOCS.

В 1985 году, HURIDOCS опубликовал “Стандартные форматы для регистрации и обмена информацией в области прав человека” (Standard Formats for the Recording and Exchange of Information on Human Rights), автор – Bjørn Stormorken. Второе издание, осуществленное Специальной Комиссией (Task Force) под руководством Aída María Noval, было опубликовано в 1993 году. Это издание называется “Стандартные форматы HURIDOCS для регистрации и обмена библиографической информацией в области прав человека” (HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information Concerning Human Rights). Эта книга содержит правила и рекомендации для регистрации информации по правозащитным документам. Идея, лежащая в основе этой книги, состоит в том, что необходимо создать стандартный набор правил, которые могут использовать непрофессионалы, работающие в относительно небольших, но активно функционирующих центрах документации, причем этот набор правил будет согласовываться с международными стандартами и в то же время будет достаточно широким, чтобы отвечать потребностям центров.

Эти форматы основаны на международных библиотечных стандартах, но немного упрощены для того, чтобы удовлетворять требованиям правозащитных организаций, занимающихся «документированием для действий». Эти форматы состоят из следующих разделов:

· Область для регистрации информации

· Область для библиографического описания

· Область для описания содержания

Каждая область состоит из нескольких полей. Некоторые поля – обязательны для заполнения, другие рекомендуется заполнять. Заполнение различных полей в формате требует выполнения различных операций из описанных выше. Например, область для регистрации информации требует ввода информации о том, где документ может находится, тогда как область для библиографического описания содержит информацию, которая определяет документ, например его название. Заполнением стандартных библиографических форматов HURIDOCS, по сути, осуществляется процесс каталогизации. Заполненные форматы можно просматривать как записи на мониторе компьютера, с помощью них можно создавать списки каталога или распечатывать эти форматы в виде карточек каталога.

КАТАЛОГИЗАЦИЯ = ЗАПОЛНЕНИЕ СТАНДАРТНЫХ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ФОРМАТОВ

Систематизация документов о событии

То, что мы до сих пор обсуждали, главным образом, применимо к уже существующим документам, поступающим в собрание. Большинство принципов, лежащих в основе многих из описанных методов, используемых в библиотеках, равным образом приложимы и к документированию событий, хотя некоторые из этих методов, например, использование классификационных схем для хранения документов, в данном случае не подходят.

Для правильной систематизации, необходимо заново рассмотреть выделенные нами различные виды документов, которые обычно содержатся в мониторинговых центрах (см. диаграмму в главе 10). Многие материалы собирают вместе в зависимости от формы, в которой они представлены, например, картины, аудиозаписи интервью, газетные и журнальные вырезки и т.д. Им присваивают последовательные указатели местоположения. Затем их можно проиндексировать, например с помощью учетных карточек или компьютерной программы, с указанием перекрестных ссылок на соответствующие события.

Большинство бумажных документов могут храниться в папках. Можно группировать документы по событиям, для каждого события – отдельная папка. Основным содержанием папки могут быть заполненные стандартные форматы с присоединенными документами, касающимися события, например отчеты о расследовании и свидетельства очевидцев. В стандартных форматах также могут находиться ссылки на связанные материалы, например фотографии и газетные вырезки.

Опубликованные документы, например ежегодные отчеты, могут систематизироваться при помощи библиотечных методов документационной работы.

12. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ УСЛУГ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ

Виды информационного поиска

Поиск информации может означать:

1. Поиск данных – поиск определенных сведений, отвечающих целям пользователя. Например, пользователю может потребоваться узнать имя жертвы недавнего нарушения. На более сложном уровне поиска данных требуется производить вычисления и подсчеты.

2. Поиск документов – в этом случае ищутся документы, содержащие сведения.

3. Поиск вспомогательных документов – в этом случае ищутся не документы как таковые, а записи, в которых содержится достаточное количество информации для того, чтобы пользователь мог определить, тот ли это документ, который он ищет. Вспомогательным документом может быть учетная карточка, библиография, резюме или запись в компьютерной базе данных.

В обычных библиотеках, как правило, применяется третий метод поиска, и для этого обычно используются картотечные каталоги. Если система, к тому же, позволяет открытый доступ, то поиск нужных документов лекгоосуществим. С другой стороны, поиск отдельной информации, данных возможен только при помощи компьютера, в который должны быть введены данные, перед тем как их можно будет найти.

В полнотекстовых базах данных поиск документов осуществляется при помощи компьютеров.

Помощь пользователям

Иногда пользователи сами в состоянии отыскать нужные им документы, но зачастую они прибегают к помощи документалистов, особенно в тех случаях, когда документы находятся на закрытом доступе

Чаще всего при документационных центрах существуют читальные залы, в которых пользователям предоставляется возможность работать с требующимися документами. Кроме того, книги и прочие материалы могут выдаваться пользователям на дом под залог. Документационные центры могут распространять информацию и другими способами, например, составляя отчеты, публикуя резюме имеющихся документов и т.п. Подробнее об этом см. Как основать документационный центр (том 3 в данной серии).

Открытый и закрытый доступ

Открытый доступ означает, что документы доступны пользователям. Другими словами, пользователь может подойти к месту непосредственного хранения документа и просмотреть его. Для этого требуется, чтобы документы были размещены в соответствии со специальной классификационной системой.

Закрытый доступ означает, что документы расположены не по предметам, а по какой-то другой системе (например, основанной на данных, которые они содержат). Зачастую, это делается из-за того, что большое количество документов затрагивает не только какую-то одну тему. Это означает, что пользователям было бы непросто отыскать нужные документы, просто пролистывая их. В этом случае для помощи пользователям в поиске документов используются такие поисковые механизмы, как система учетных карточек или соответствующее компьютерное обеспечение.

Выдача документов под залог и другие способы распространения информация

Служащим документационных центров, отвечающим за обеспечение доступа к документам, следует составить определенный набор правил, которые будут регулировать доступ, в которых также будет оговариваться время работы и предоставление различных услуг, например ксерокопирование.

Основной вопрос, который нужно при этом решить, состоит в том, должны ли пользователи изучать документы только в документационном центре или они могут взять документы под залог для изучения вне центра. Если предусматривается изучение документов вне документационного центра, то в правилах следует учитывать:

· Категории пользователей

· Какие типы документов могут быть выданы под залог и какие – нет

· Сколько документов можно взять под залог одновременно

· Период, на который документы можно взять под залог

· Стоимость залога

В регистрацию взятых под залог документов должны заноситься данные о взятом документе, о пользователе, взявшем документ и о сроке, на который взят документ.

Услуги текущего оповещения

Документационный центр должен не только отвечать потребностям пользователей, но и предвосхищать их запросы, для этого необходимо предпринимать активный поиск и сбор подходящих информационных материалов и предоставлять пользователям требующуюся информацию, не дожидаясь непосредственного обращения.

Целевые услуги текущего оповещения могут оказываться постоянным пользователям, в этом случае эта услуга также называется выборочным распространением информации. Оно может включать в себя следующие действия:

· просмотр новостных изданий

· извещение о свежеизданных материалах по определенной теме

· предоставление вырезок из газетных публикаций

· получение информации из собственных баз данных документационного центра, из онлайновых баз данных или других источников, доступных через интернет

· получение информации из рассылок и сетевых телеконференций

· резюмирование книг и статей

Услуги текущего оповещения могут также оказываться не постоянным пользователям и организациям. Эти услуги могут включать:

· информационные бюллетени, содержащие резюме новых поступлений

· сводку газетных вырезок, имеющих отношений к деятельности организации

· библиографии материалов, доступных по конкретной теме

· списки поступлений (списки недавно поступивших документов)

· список публикаций и документов, выпущенных организацией

· рассылка вышеперечисленного через листы рассылки и сетевые телеконференции

Услуги центров, занимающихся расследованием событий.

Характер и тип услуг, предоставляемых расследовательскими центрами, обычно отличаются от перечисленных выше, в основном из-за того, что информация, которую они хранят часто является конфиденциальной. Доступ к первичным документам, таким как свидетельские показания, ограничен. Так же должен быть ограничен доступ к базам данных, содержащих важную информацию и, одновременно, являющуюся ключом к поиску фактических документов. Возможно, необходимо принять такие меры безопасности, как внесение в базу данных вместо настоящих имен людей присвоенные им псевдонимы. Также могут применяться технические методы защиты данных, такие как использование паролей, кодирование и шифрование.

Если база данных построена должным образом, есть возможность выводить информацию в различных форматах для разных пользователей. Это может использоваться, например, для распечатки отдельных случаев, с которыми имеют дело адвокаты, или для распечатки статистических данных.

Кроме того, документационный центр может время от времени публиковать отчеты. Такие отчеты могут предназначаться для пользователей, использующих методы работы с документами, обсуждавшиеся выше. Документационный центр может распространять информационные материалы, подобные тем, которые используются при оказании услуг текущего оповещения в библиотеках.

Использование компьютеров

Использование баз данных очень облегчает процесс поиска информации: и библиографической информации, и информации о событии. Наиболее эффективное использование баз данных – это последовательный ввод данных в стандартные форматы, используемые базами данных. Для этих целей документационные центры могут воспользоваться инструментальными средствами HURIDOCS’а. HURIDOCS разработал компьютерный вариант и Стандартных библиографических форматов и Стандартных форматов для описания события.

Использование интернета

Интернет может широко использоваться для документационной работы в области прав человека. С помощью интернета можно распространять информацию и искать ее. Об этом можно прочитать в Интернет и права человека: часто задаваемые вопросы и ответы относительно использования Интернета в правозащитной деятельности (подробнее см. Библиографию). В ней содержатся главы:

· о размещении правозащитной информации в Интернете

· о защите достоверности и целостности правозащитной информации в Интернете

· о проблемах конфиденциальности в Интернете

· об Интернете как среде общения

Заключение

Информация полезна, только если она доступна. Применение различных методов, описанных в этом руководстве, от определения того, какую информацию и документы собирать в документационном центре, до систематизации фактов и сведений, ни к чему не приведет, если пользователи документационных центров не будут использовать информационные материалы. Деятельность документационного центра должна быть направлена, в том числе, на то, чтобы сделать известным целевой клиентуре какие документы и информация в нем хранятся, и облегчить поиск материалов, содержащих информацию. Подробнее об этом можно прочитать в томе Как искать информацию из данной серии.

ГЛОССАРИЙ

База данных – собрание данных, систематизированных таким образом, чтобы облегчить поиск определенной записи или набора записей или определенных данных, содержащихся в этих записях. Хорошая база данных позволяет вывод информации в различном виде: по содержанию (от минимального количества данных до исчерпывающей информации) и по формату

Библиографическое описание – ряд данных, которые обеспечивают однозначное и точное описание документа как физического носителя информации; к таким данным относятся название, издание, автор и издательство

Дескриптор – термин, используемый для описания определенной аспекта или свойства события, личности, документа, места или чего-нибудь еще

Документ – носитель информации

Документационная работа – процесс, включающий в себя различные виды деятельности, а именно:

а) определение того, какая информация требуется, и выяснение возможностей для приобретения этой информации;

б) запись обнаруженной информации и сохранение ее в соответствующих контейнерах (называемых документами) или собирание уже существующих документов, содержащих требующуюся информацию;

в) систематизация документов для того, чтобы сделать их более доступными; и

г) фактическое предоставление документов пользователям, которые нуждаются в информации,

или любую из этих деятельностей

Документация (библиотечный тип информации) – документационная деятельность, которая заключается в собирании опубликованных документов и их систематизации при помощи определенных методов библиотечного дела, например каталогизации

Документирование расследования – документирование осуществляется в сочетании с расследованием и включает собирание и регистрацию информации о событии, которое содержит или возможно содержит нарушение прав человека

Запись – описание вещи, человека, группы людей, события или любого другого объекта, состоящее из данных, введенных в ряд полей. Другими словами, заполненный формат называется записью.

Индексирование – метод описания содержания, заключающийся в выборе дескрипторов для представления предмета обсуждения или понятий, содержащихся в документе

Карточный каталог – каталог, в котором каждая запись или ссылка занесена на отдельной карточке

Каталог – список систематизированных определенным образом материалов, хранящихся в собрании, библиотеке, группе библиотек или в документационном центре

Каталогизация – процесс создания записи о документе, например путем внесения его библиографического описания или описания его содержания, с последующим включением короткой итоговой записи в список (каталог), к которому пользователи обращаются во время поиска информации

Классификация – процесс определения термина, выбранного из списка терминов, который отражают преобладающую тему документа, и использование соответствующих обозначений при физическом хранении документов, например на полке

Контролируемый словарь – список терминов или дескрипторов, одновременно и исчерпывающих, и взаимоисключающих, при этом в каждом случае при работе с информацией документалистами и пользователями из нескольких возможных терминов предпочтение отдается одному.

Микротезаурус – короткий контролируемый словарь, состоящий из терминов, предназначенных для ввода в определенные поля

Описание содержания – процесс описания темы и основных понятий документа, например, с помощью индексирования и резюмирования

Поле – место для записи части информации, например названия документа, имя автора или количество страниц

Расследование – процесс определения нарушений в событии и установления фактов, относящихся к этим нарушениям. Расследование и следствие – взаимозаменяемые термины

Резюме – краткое изложение содержания документа (например, книги или статьи, обычно не более 1000 слов)

Свободный текст – ввод информации на повседневном языке, часто большого количества информации и без формата. Примером поля для ввода свободного текста является поле для описания хода события

Событие – что-то, что происходит, имеющее начало и конец, и развивающееся влоть до своего логического завершения. Это может быть единичное действие, серия взаимосвязанных действий или сочетание связанных действий, происходящих одновременно Кроме того, по крайней мере одно действие, содержащееся в событии, должно быть квалифицировано как нарушение прав человека (например, произвольный арест, который является нарушением прав человека) или быть близким или похожим на него (например, законный арест)

Стандартный формат – ряд полей, выстроенных заранее установленным образом

Заполненный стандартный формат становится записью.

Структурированная информация – информация, которая систематизируется определенным образом с помощью стандартных форматов

Тезаурус – разработанная структура контролируемого словаря, упорядоченная по темам и предметам и, в большинстве случаев, содержащая иерархические связи между терминами

Термин индекса – вид дескриптора, в основном используемый для описания предмета обсуждения или понятий, содержащихся в документе

Формат – пустая форма, состоящая из полей, в которые может быть внесена информация. Она может быть представлена просто в бумажном виде, как шаблон в текстовом редакторе или схема записи в программе для работы с базой данных

BIBLIOGRAPHY

Caccia, Iva. Human Rights Thesaurus. Ottawa: Human Rights Internet, 1993. Available in French and English from Human Rights Documentation Centre/ Human Rights Research and Education Centre and Human Rights Internet, 57 Louis Pasteur, Ottawa, Canada, K1N 6N5.

Caccia, Iva. Human Rights Documentation Classification Table. Ottawa: Iva Caccia, 1995. 28 p. Available from HURIDOCS.

Dueck, Judith. “Setting Up a Human Rights Education Resource Centre”, in Human Rights Education for the Twenty-First Century, edited by George Andreopoulos and Richard Pierre Claude. Philadelphia: University of Pennsylvania Press 1997.

Dueck, Judith, Manuel Guzman and Bert Verstappen. HURIDOCS Events Standard Formats: A Tool for Documenting Human Rights Violations. Versoix: HURIDOCS, 2001.

Dueck, Judith, Manuel Guzman and Bert Verstappen. Micro-thesauri: A Tool for Documenting Human Rights Violations. Versoix: HURIDOCS, 2001.

Guinchat, Claire and Michel Menou. General Introduction to the Techniques of Information and Documentation Work. Paris: UNESCO, 1983.

Guzman, Manuel. Getting the Facts Down: Documenting Human Rights Violations. Bangkok: Forum-Asia, 1996. Available from Forum-Asia, 109 Suthisarnwinichai Road, Samsennok, Huwaykwang, Bangkok 10310, Thailand.

Hansen, Stephen. Getting Online for Human Rights: Frequently Asked Questions and Answers about Using the Internet in Human Rights Work. Washington, D.C.: AAAS, 1999.

HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights. 2 ed. by a HURIDOCS Task Force led by Aida Maria Noval. HURIDOCS: Oslo, 1993. ISBN 82-992816-3-6. Available through HURIDOCS.

HURIDOCS Standard Formats: Supporting Documents. Compiled by Judith Dueck and Aida Maria Noval with HURIDOCS Task Force members. HURIDOCS: Oslo, 1993. ISBN 82-992816-0-1. 133 p. Available through HURIDOCS.

Kannapiran, Chandra, et al. Basics of Documentation. New Delhi: Voluntary Health Association of India, 1988. 89 p. Available from Voluntary Health Association of India, 40 Institutional Area, South of I.T.T., New Delhi 110 016, India.

Pallinder, Agneta (ed.) Information for Human Rights: A HURIDOCS Reader for Information Workers. Oslo: HURIDOCS, 1993.

Ravindran, D. J., Manuel Guzman and Babes Ignacio. Handbook on Fact-Finding and Documentation of Human Rights Violations. Manila: Forum-Asia, 1994. Available from Forum-Asia, 109 Suthisarnwinichai Road, Samsennok, Huwaykwang, Bangkok 10310, Thailand.

Spirer, Herbert F., and Louise Spirer. Data Analysis for Monitoring Human Rights. Washington D.C.: American Association for the Advancement of Science in cooperation with HURIDOCS, 1993. Available from AAAS Distribution Center, PO Box 521, Annapolis Junction, MD 20701, United States. New edition forthcoming.

Данное издание представляет собой выпуск из серии практических пособий, направленных на повышение компетентности правозащитных организаций в области мониторинговой и документационной деятельностей.

Описанная серия включает следующие пособия:

Том 1: Что такое мониторинг

Том 2: Что такое документация

Том 3: Как основать документационный центр

Том 4: Как индексировать

Том 5: Как регистрировать имена людей

Том 6: Как искать информацию

Том 7: Как обращаться со специальными видами информационных материалов

Том 8: Как делать мета-маркировку

[1] Английское слово documentation в данном руководстве переводится или как документация, или как документирование в зависимости от контекста. (прим. переводчика)

[2] Примечание переводчика: HURIDOCS определяет свою позицию в терминах английского языка. Как видно из предыдущих абзацев по-русски могут употребляться два различных, хотя и близких по смыслу и звучанию, термина для этих двух видов деятельности. Тем не менее, рядом с этими терминами даны их английские эквиваленты, принятые в данной работе, и дословный перевод этих эквивалентов.

[3] Артефакт – здесь, предмет, изготовленный, сделанный человеком

Серия

«Правозащитный мониторинг и документация»

ОГЛАВЛЕНИЕ